タイムマネジメント脳|毎日を効率的に過ごす12個の方法

おそらく私もあなたも超忙しいと思います。
毎日やることが多すぎて、その日やることやりたいことが全てできた日はほとんどないのではないでしょうか?

だからこそ効率的な時間の使い方を知りたいと思いますし、短時間で物事を終わらせたいと思いますよね。

1日の終わりにできるだけ大きな成果と満足感を得るためには何をすればいいのか?

その方法をシェアしたいと思います。

1. 全部をやろうとしない

やることを『全部』終わらせるのは不可能です。

日々の仕事、家事、勉強、まだ読んでない本雑誌、見たい映画・・その全てをやり終える日は永久に訪れません。

どんなに効率的に仕事をこなしても、速読をマスターして何倍もの速度で本を読んでも、映画を4倍速で見ても、全部やることはできません。

時間の効率的な使い方とは、全てを効率的にやることではなく、重要なことを効率的に(=早くかつ速く)終わらせる方法なのです。

2. やることリスト上で優先順位を決める

本を読んでいたら夕食の時間になって、夕食を食べた後すぐ電話がかかってきて、いつの間にか見たいテレビ番組の時間になって・・・
気がつくと寝る時間になってしまうことがあります。

その結果、読みかけの本、洗っていない食器などが残ってしまったりしますよね。

人間は7つ以上のことを同時に覚えていることができません。

私たちの脳は天才でも7つ、普通の人は3つ程度の物事が重なると、前のものから順番に忘れていく性質があります。

その結果、本当にやりたかったことやるべきことが何もできないまま、気がつくと1日が終わってしまうことになります。

すべてを終わらせることはできませんが、本当にやるべき重要なことだけはしっかり終わらせるためには、絶対に『リスト』が必要です。

優先度順にやることリスト作り、それを頭の中ではなく、紙やスマートフォンの画面上で確認しながら行動する必要があります。

例えばやることリストの中で
1.本を読む
2.テレビを見る
と優先順位をつけておくことで、テレビの時間になっても、本のほうが優先順位が高いのであればテレビを見ずに本を読む、という選択をするべきなのです。

人間は弱いので必ずしもリスト通りに行動できるわけではありませんが、リストがなければ選択の余地もなく、ただ流されてしまいます。

できるできないは別としてまずやることリストを作りましょう。

3. 『4つの領域』で優先順位をつける

やることリストを作るとき、何を基準に重要度を判断すればよいのでしょうか?

もっとも有名な重要度の基準が『7つの習慣』(スティーブン・コヴィー著)の中でも紹介されている『4つの領域』に分ける方法です。
『4つの領域』は『重要度』と『緊急度』の軸で領域を判断します。

1.重要で緊急なこと(プレゼンテーションなど)
2.重要だが緊急ではないこと(勉強など)
3.重要でないが緊急なこと(急ぎのメールの返信など)
4.重要でないし緊急でもないこと(テレビなど)

このうち、

1.重要で緊急なことは絶対にやらなければいけないのでちゃんと、しかも早くやる必要があります。優先順位トップです。

2.重要だが緊急でないことは、ついつい後回しにされがちですが、長期的に仕事と人生の充実度を決める大きな要因になります。3と4の重要でないことを減らして2.重要だが緊急でないことをできるだけ多くやるようにします。

3.重要でないが緊急なことは、とりあえずやらないといけませんが、手短に適当にやるべきです。ここに時間をかけすぎると2.重要だが緊急でないことができなくなってしまいます。

4.重要でもなく緊急でもないことは、とにかくやらないようにしましょう。

4. ABCDEメソッド

『4つの領域』方式は理論的には素晴らしいのですが、判断が難しく実際の生活に適用しずらい側面があります。その点を改良したのが『ABCDEメソッド』です。

A. 重要で緊急なこと⇒絶対やる
B. 重要で緊急でないこと⇒できるだけやる
C. 重要ではないが緊急なこと⇒とにかく速く終わらせる
※ここまでは『4つの領域』と同じ。

D. 委任できること⇒他の人に頼む
E. やらないこと

ABCDEメソッドでは、とにかく『やらないこと』『他の人に委任できること』をまず決めてしまいます。

そうして自由になる時間を最大限確保しておいて、その中で優先順位をつけていきます。

ついついテレビやネットを見てしまうだらしないタイプの人間にとっては『4つの領域』で考えるよりも『ABCDEメソッド』のほうが実践しやすいと思います。私はこの『ABCDEメソッド』のほうが好きですね。

5. 時間を無駄にするパターンを壊す

タイムマネジメントでは、大切なことをスピーディーに終わらせることよりも、不要なことをやらないことのほうが重要です。

必要ない、やらないほうがいいと分かっていても、ネットサーフィなどついついやってしまうと思いますが、その理由は『パターン』になっているからです。

繰り返し行ったことは何でも脳に『パターン』として刻み込まれるので、たとえばパソコンを立ち上げる⇒ネットニュースを見るというパターンができていると、パソコンをつけただけで無意識にネットニュースを読み始めてしまうのです。

まず『パターン』を分析してみましょう。パソコン起動⇒ネットニュースというパターンであれば、パソコンを開かない、ネットにつながない、などの対策が必要となります。

人間の意志の力は弱いので、無意識のパターンに従ってしまいます。

私は、このパターンを変えるために、デスクトップパソコンからノートパソコンに買い換えて、自宅ではインターネットにつながないようにしました。

お金もかかりますし、時々不便ですが、それでもだらだらと過ごして後悔するよりもマシです。

6. 締め切りをつくる

小学生の頃、夏休みが永遠に続くように思われたように、期間が長すぎると、まるで時間が無限にあるように感じてしまい、結局最後の数日まで何も行動を起こさないままだらだら過ごしてしまいます。

資格試験の勉強では定期的に『模擬試験』を受けることが重要だと言われますが、模擬試験を受けないといけないのは、実力を測る以上に、学習に締め切り効果を持たせる意味合いが強いのです。

個人的には2週間以上にわたる勉強や仕事には何かしら途中に締め切りを設ける必要があると感じています。

7. まとまった時間を作り出す

本を一冊読む場合、ほとんどの人は10分では無理ですよね。小説などであればまだ良いのですが、理解して記憶するための本の場合、最低でも30分くらいの時間をまとめて確保したいものです。

映画を見る場合は2時間程度のまとまった時間が必要です。

やることリストが増えるほど、なかなかまとまった時間を確保するのが難しくなってきます。そこで細切れ時間にできることは細切れ時間にだけやるようにしましょう。

例えば英単語を覚えることは細切れ時間でもできます。

そこで私は会社の行き帰りの電車の中と寝る前の時間を英単語学習にあてるようにしました。

よく細切れ時間を活用すると言われますが、すでにやることリストが一杯になっている場合、さらにやることを増やすのではなく、やることリストの一部を細切れ時間に割り振るのです。

1. 細切れ時間でできることは細切れ時間でやる。
2. まとまった時間には、まとまった時間でないとできないことをやる。

この2つのポイントを意識するだけで生活にメリハリができますよ。

8. 初頭効果と終末効果で中だるみ防止

たとえば120分の計算テストがあると、初めの30分と最後の30分は成績がよく、真ん中の60分の成績が悪くなることが実証されています。

作業時間が長くなると中だるみが発生してしまうのです。

中だるみ発生の目安としては、同じ作業が1時間を超えたあたりからだと言われています。

逆に最初の30分と最後の30分の成績が良いのは『初頭効果』と『終末効果』と呼ばれ、最初と最後は集中力が高まることも分かっています。

そこで長時間の作業や勉強の場合は、1時間ごとに区切りをつけて、最初の1時間でやること、次の1時間でやることを予め決めておきましょう。

特に休日などは、何も考えないと数時間の中だるみが発生してしまいがちなので、予め時間を区切っておくことがとても大切です。

9. 大きな目標は小さな目標に分割する

大きな目標ほどやる気がでるのは一部の人だけで、ほとんどの凡人は大きすぎる壁を目の前にするとやる気がなくなってしまいます。

じゃあ大きな目標は達成できないのか?というと、単純に分割してあげればよいのです。

こんなたとえ話があります。

「大きなゾウを食べるには、どうすれば良いと思う?」
「一口ずつ食べればいいんだよ。」

どんな大きな目標(ゾウ)であっても、実際には毎日の小さな努力(一口)の積み重ねです。

大きな目標は一口サイズの小さな目標に切り刻んであげましょう。

10. 朝一で重要なことをやる

朝一番にその日もっとも重要なことを終わらせておけば、1日を充実感と満足感を感じながら過ごすことができます。

私は低血圧ですし、寝起きが悪いタイプですが、休みの日だけは朝一に重要な作業を行うようにしています。

うまく朝一に重要な作業に向かうためのポイントは、夜寝る前に、机の上に必要な書類やパソコンなどを準備しておき、できれば夜寝る前に少しだけ始めておくことです。

そうすれば、朝起きた時、とりあえず机に座るだけで重要な作業を始めることができます。

11. メンタルリハーサル

アーティストがライブの前に100%リハーサルを行うように、予定通りに物事をすすめたかったらリハーサルをやっておく必要があります。

頭の中で、予定をスムーズにこなしている自分を想像してみましょう。映画を早送りで見るように、頭の中で理想の1日を想像してみるのです。

予め想像しておくだけで、驚くほどスムーズに行動することができます。

メンタルリハーサルのタイミングは、前日の夜寝る前と、当日の朝の2回おこなうのが最高です。どちらかだけでも十分効果がありますので試してみてください。

12. Plan Do Check Action

私たちのスキルはPlan Do Check Action、計画・行動・評価・改善の繰り返しで改善していきます。

タイムマネジメントも同じで、常に計画し、行動してみて、うまくいったことうまくいかなかったことを反省する、反省に基づいて改善する、その繰り返しで思い通りに時間がコントロールできるようになっていきます。

自分自身を会社の事業部のように考えて、その日がうまくいってもいかなくても、Plan Do Check Action を繰り返していくと、気がつかないうちに効率的に時間を使える人間になっていきます。

まとめ:時間管理ではなく行動管理

よくよく考えてみると、私たちは時間を管理することはできません。時間は誰にも平等に、ただ流れていくだけだからです。

私たちが管理できるのは時間ではなく、自分の行動です。だから時間管理とは、自分の行動を管理することです。

行動を管理する上で大切なのは、ただ速くやればいいわけではありません。ただ速くやることや時短だけを考えていると、逆にミスにつながったり勉強したことが頭に入らず非効率です。

時間をかけないといけないこともありますし、かけるべきでないこともあります。そもそもやるべきでないこともあります。

特に重要度の高いタスクは思い切り時間をかけたほうが良いこともあります。

その分他のことができなくなりますが、重要度と優先順位を明確にしておいて重要度の低いことから減らせば良いだけです。

もちろん思い通りに行動できるわけではありません。気分や体調がのらない時もあるでしょう。だからこそ、計画し、行動し、改善していくことが大切です。

時間管理も料理や仕事と同じようにスキルです。失敗を恐れず、練習だと思って取り組みましょう^^

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